Vous avez décidé de passer par Wing pour gérer vos expéditions de grande envergure, voici la procédure à suivre.
1- Signature du devis
Un commercial de chez Wing établit un devis relatif à l'opération. Une fois signé et après avoir complété les formalités administratives, un Account Manager prend contact avec le client pour toute la partie technique et opérationnelle.
2- Intégration technique et présentation de l'opération
Lors du rendez-vous, l'équipe technique présente au client la plateforme et établit les connexions permettant de synchroniser les commandes eCommerce à l'outil myWing.
L'Account Manager, lui, présente les différentes étapes de l'opération et les informations nécessaires à la réalisation de l'opération d'envoi.
3- Transmission des informations relatives à vos envois
Avant la réception des produits, le client transmet les détails relatifs aux expéditions (nombre de packs ou commandes, date de réception, spécificité, photos, dates d'expédition souhaitées, etc.).
4- Saisi des commandes sur un le template Excel
Les pré-requis
Des champs de ce fichier sont obligatoires :
- Référence de commande (à choisir de votre côté)
- Nom de l'article
- Quantité d'article
- Poids d'article (en kg)
- Nom
- Téléphone
- Email
- Adresse
- Code postal
- Ville
- Pays (code ISO)
- Transporteur (STANDARD = Colissimo, EXPRESS = Chronopost, STANDARD_RELAY = Colissimo Relais, EXPRESS_RELAY = Chronopost Relais, ECO_RELAY = Mondial Relay)
Attention : les lignes "adresses" ne doivent pas contenir plus de 30 caractères.
Si des informations complémentaires sont disponibles, comme le bâtiment, des codes d'accès ou quelconques précisions sur la livraison, il est possible de les reporter en Adresse Ligne 2 ou Complément d'Adresse.
Si une commande possède plusieurs articles. Il faut créer plusieurs lignes avec la même référence de commande. Le dashboard fusionnera alors les lignes.
Exemple :
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Référence de commande |
Article |
Destinataire |
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Référence1 |
Pull Wing 1 |
Monsieur Dupont |
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Référence1 |
Pull Wing 2 |
Monsieur Dupont |
Sur cet exemple, une seule commande sera créée.
Si une typologie de commandes avec plusieurs articles est redondante comme un set de contrepartie lors d'une campagne de crowdfunding, celui-ci sera nommer par pack, alors une seule ligne suffit.
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Référence de commande |
Article |
Destinataire |
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Référence1_Pack 1 |
Pack 1: Pull Wing 1 + Pull Wing 2 |
Monsieur Dupont |
Remarque : Lorsque votre fichier Excel est terminé, l'enregistrement se fait au format .xlsx . Celui-ci est directement intégrable dans le dashboard Wing. Pour cela, il faut se rendre dans la vue "Commande" puis "Nouvelle commande" en haut à droite, puis "Import Excel"
5- Réception des produits
Une fois l'onboarding réalisé, votre Account Manager transmet les procédures de livraison en fonction des différents sites de production de Wing.
NB : La marchandise peut être livrée par le client ou par son fournisseur directement. Aussi, ces procédures doivent être transmises aux fournisseurs pour qu'ils prennent un rendez-vous de livraison. Le respect de ces procédures assurent une réception fluide et sécurisée de vos produits sur nos sites.
Une fois réceptionnée, la marchandise est recomptée et vérifiée par les équipes de Wing. En cas de non conformité (quantité, détérioration, etc.), votre account manager vous contactera directement.
Dans l'idéal, la réception doit se faire une à deux semaines avant la production de l'opération.
6- Elaboration du cahier des charges relatif à l'enballage de vos produits
Pour vos opérations ponctuelles chez Wing, deux types d'emballage sont proposés :
- Le standard : se compose d'une caisse américaine (boîte simple) en carton recyclé avec du calage kraft.
- Le premium : nous proposons des boîtes postales avec un aspect plus qualitatif et un calage avec du papier de soie.
Diverses options sont également possibles afin de pouvoir s'adapter de manière optimale aux produits expédiés, tout en garantissant une protection optimisée lors de son acheminement.
Nous transformons cette proposition en acte concret lors de la présentation du cahier des charges (CDC) avant la production. Ce CDC vous permet de revoir les différentes caractéristiques de votre expédition mais reprend aussi toutes les étapes de création et composition de votre colis, photos à l'appui. Cela démarre des produits brutes, l'assemblage dans un carton adapté, jusqu'à la fermeture du carton avant que soit apposé l'étiquette transporteur.
Lors de la production, nous appliquons des procédures strictes qui permettent de ne rien oublier pendant la composition de votre box. Vos boxs sont fabriquées en série identiques. Chaque opérateur est responsable d'un produit de votre box et le dépose dans le carton. L'opérateur suivant vérifie que le produit précédent est bien présent et correctement disposé avant de d'ajouter l'élément suivant et ainsi de suite.
7- Confirmation du planning d'envoi de l'opération
Lors de ce même rendez-vous, le clients et l'Account Manager valident ensemble le planning d’expédition de l'opération.
NB : Cette étape interviendra après la réception du dernier article.
8- Expédition et suivi des envois
Une fois tous les produits reçus à l'entrepôt et validés comme étant en bon état, et les coordonnées des destinataires envoyées à Wing via le fichier excel ou chargées sur la plateforme my Wing, votre account manager contacte le client afin de lui proposer une date de production et d'expédition.
Les délais auxquels Wing s'engagent en fonction des quantités sont les suivants :
- Jusqu'à 500 colis : 2 jours ouvrés
- Jusqu'à 1000 colis: 5 jours ouvrés
- 1000 à 5000 colis : 10 jours ouvrés
- Au delà de 5000 colis : sur mesure
Ces délais comprennent la préparation de l'opération : stock de consommables suffisants, insertion dans la production quotidienne et mise à disposition des équipes pour le Drop. Puis vient la phase de packing en elle-même où vos colis sont préparés par nos équipes. Cette phase est également appelée production.
Wing s'engage sur ces délais afin d'assurer un service de qualité, il se peut que les délais soient plus courts mais ils ne seront jamais plus longs.
Quant à l'expédition, plusieurs choix s'offrent à vous. Généralement nous remettons au transporteur le jour même de la production. Mais si celle-ci s'étale sur plusieurs jours, nous pouvons convenir :
- de remettre la production à chaque fin de journée,
ou
- de regrouper tous les envois le même jour afin que les destinataires reçoivent leurs colis le même jour ou en tout cas avec des écarts restreints.
S'il s'agit d'envois en grand nombre (1000 ou plus) un surcoût peut potentiellement être opéré si nous devons faire appel à une ramasse supplémentaire de la part du transporteur, mais votre account manager vous préviendra le cas échéant.
9- Retour des produits supplémentaires
Plusieurs types de retours sont à prévoir :
- Les colis ayant subi un problème lors de l'acheminement par le transporteur (NPAI, colis refusé ou détérioré).
- Les colis retournés par les destinataires.
En effet, vous avez la possibilité de générer des étiquettes de retour depuis my Wing pour une ou plusieurs commandes spécifiques, ou bien de faire mettre à disposition une étiquette de retour dans tous les colis envoyés lors du drop (mis en place avec votre account manager).
Pour gérer vos colis retours, nous vous proposons plusieurs solutions :
- Nous pouvons les réceptionner directement dans nos entrepôts, les archiver et en selon votre politique, vous les mettre à disposition pour venir les récupérer, les réexpédier aux destinataires finaux ou les regrouper pour vous les retourner.
- Nous pouvons faire en sorte que tout colis retour soit directement envoyé à l'adresse de votre choix. Dans ce cas, vous aurez vu en amont pendant l'intégration pour paramétrer cette adresse sur les étiquettes d'expédition.
10- Fin d'opération et facturation
Un rendez vous de débriefing est organisé par l'Account Manager post-opération. Suite à ce meeting, la facture liée à l'opération est envoyée au client.